- 履歴書の基本的な書き方がわからない…
- 履歴書のフォーマットは、手書きとパソコンどちらがいいの？
上記のように悩んでいませんか？基本的な履歴書の書き方やマナーを知らずに、書類選考で落とされてしまう方は多いです。本記事では、初心者向けに履歴書の基本的なフォーマットから各項目の詳細な書き方を紹介し、提出時のマナーについても解説します。
読み終えるころには、誰でも簡単に選考に通過しやすい履歴書を作成できるようになります。基本的な履歴書の書き方を理解し、転職や就職を成功させるための第1歩を踏み出しましょう。
履歴書の基本フォーマット
履歴書において、基本的なフォーマットは重要です。基本的なフォーマットで履歴書を書くことで、情報が整理され、採用担当者が求める情報を把握しやすくなります。職務経歴やスキルを適切にアピールし、採用の可能性を高めることにもつながるため、フォーマットは守りましょう。
履歴書の基本的なフォーマットは以下のとおりです。
- 氏名・生年月日・住所・電話番号・メールアドレスを明記する
- 学歴と職歴は時系列順で記載する
- 資格や免許は取得年月とともに列挙する
- 志望動機は具体的かつ簡潔に記載する
- 自己PRは短めに自分の強みや適性をアピールする
- 趣味や特技は関連性が高いものを記載する
- 顔写真は上半身を映し、背景は無地のものを選ぶ
上記の項目が欠けていると、基本的なフォーマットであると言えません。紙の履歴書の場合は、白無地のA4用紙の使用も重要です。以上のポイントを押さえれば、採用担当者にネガティブな印象を与えずに、選考を有利に進められます。
【項目別】履歴書の書き方
履歴書は自分の経歴や、スキルを伝えるための重要な書類です。各項目は正確かつ丁寧な記入が求められます。履歴書に記入する項目については、以下のとおりです。
- 個人情報欄
- 学歴・職歴欄
- 資格・免許欄
- 志望動機・自己PR欄
- 趣味・特技欄
上記の項目を間違いがないように慎重に記入することで、履歴書で効果的なアピールができます。
個人情報欄
履歴書の「個人情報欄」は、自己紹介の最初の部分として非常に重要です。個人情報欄では、基本的な情報を明確かつ正確に記入することが求められます。
具体的には、次の情報を正確に記入してください。
- 氏名：漢字とフリガナで記入
- 生年月日：西暦と和暦の両方を併記
- 性別
- 住所：現住所と連絡先住所を確認し、郵便番号も正確に記載
- 連絡先：固定電話と携帯電話の番号
- メールアドレス：すぐに連絡が取れるものを使用
上記のように、個人情報欄の適切な記入で、専門性や真剣さが相手に伝わります。
学歴・職歴欄
学歴と職歴欄は履歴書の中でも重要な項目です。学歴と職歴は、入社する企業に対して、あなたのスキルと専門性がダイレクトに伝わります。学歴と職歴を記入する際は以下のポイントに注意してください。
- 学歴は高等学校卒業から最終学歴まで、卒業年月、学校名、学部・学科を記載
- 職歴は時系列順に記載し、在籍年月や会社名、部署、役職、主な業務内容を詳細に記述
- 職歴に大きな空白期間がある場合は、その期間の活動(アルバイト、研修、留学など)を記載
- 学歴や職歴は月単位で記載し、見やすく箇条書き形式にする
前職の退職理由は履歴書に書く必要ありません。面接官に質問されたときに口頭で答えましょう。学歴と職歴欄を具体的に記入することで、面接官が経歴をスムーズに理解できます。
資格・免許欄
資格や免許を履歴書に記載する際は、取得した項目を列挙し、それぞれの取得年月日も明記することが重要です。資格や免許の記載は、専門性の裏付けや、これまでの経歴の補助の役割を持ちます。
資格の重要性や応募する職種との関連性に応じて、記載する順序に工夫しましょう。関連性の高い資格や免許は優先して記載し、自分の専門性やスキルを効果的にアピールできます。
希望の職種に不要な資格や、免許は記載から省略することも考慮してください。以上により、履歴書の内容を整理し、重要な情報を際立たせられます。
志望動機・自己PR欄
志望動機と自己PRは、履歴書において非常に重要な部分です。応募者が希望の職場にふさわしい理由や、自分の価値をアピールするためのポイントとなります。
志望動機と自己PRを書く際は、以下のポイントを意識してください。
- 志望動機では、その職場を選んだ具体的な理由を述べる
- 自己PRでは、強みやスキル、過去の経験がどのように職場に貢献できるかを具体例を交えて説明する
- 志望動機には、企業の理念や文化、業界への関心を示す内容を含める
- 自己PRは達成した成果や解決した問題を具体的な数字や事例で示す
志望動機と自己PRは簡潔かつ具体的に書くことが重要です。上記を意識すれば、自分の価値を最大限にアピールし、企業側に強い印象を残せます。
» 自己分析のやり方と役立つツール、ポイントを解説！
趣味・特技欄
趣味や特技を履歴書に記載することは、自分の人となりを表現するのに役立ちます。趣味や特技により、面接官に対して個性や興味をアピールでき、面接の際に話の展開がしやすくなります。
選ぶ趣味や特技は、プライベートなものだけでなく、ビジネススキルにもつながるものを含めましょう。相手に与える印象を考慮し、具体的かつ簡潔に記載するのが重要です。趣味・特技の欄を上手く活用すれば、履歴書を読む人に自分の多面性を理解してもらいやすくなります。
履歴書を提出するときのマナー
履歴書を提出する際には、マナーを守ることが非常に重要です。マナー遵守は、自分の印象を良くするだけでなく、相手に対する敬意を表す方法です。履歴書の提出方法には、以下の3つの方法があります。
- 郵送
- メール
- 手渡し
ここでは、上記の方法それぞれの適切なマナーを解説します。履歴書提出のマナーを完璧にし、真剣な姿勢をアピールしましょう。
郵送
履歴書を郵送で提出する際は、マナーが最も顕著に現れます。以下のポイントを守り、マナーのよい提出を心がけてください。
- 郵送する前に履歴書をA4サイズの封筒に入れる
- 書類が折れないように補強するため硬い紙やダンボールを使用する
- 封筒の表に宛名をはっきりと書き、左上に自分の住所と名前を記入する
※縦書きが推奨だが、横書きでも可 - 書類は密閉し、封をしっかりと閉じる
- 郵便料金を確認し、必要な切手を貼る
- 配達記録サービスや速達を利用して追跡可能にする
郵送で注意するべき点は、提出期限を守り、余裕を持った発送計画を立てることです。以上のステップを踏むことで、履歴書を適切に郵送できます。
メール
履歴書をメールで送信する際は、PDF形式で添付するのが一般的です。他のコンピュータで同様にPDFのファイルが表示され、情報が正確に伝わりやすくなるためです。
メールを送る際は以下の点に注意して送りましょう。
- 件名に「履歴書提出」など具体的な内容を明記する
- メール本文には簡潔に自己紹介と提出の目的を記載する
- 添付ファイルにはわかりやすいファイル名を設定する(例：履歴書_氏名.pdf)
- 応募先の指示がある場合は応募先のフォーマットに従う
メール送信前には別のメールアドレスへ送り、送信テストを行うことが大切です。テストにより、添付ファイルが正しく開けるか確認し、技術的なトラブルを未然に防げます。
手渡し
履歴書の提出方法として、郵送とメール以外に手渡しをする場合もあります。履歴書を手渡しする際は、誠実で真剣な印象を与えることが重要です。履歴書は、折れ目や、汚れがないようにキレイに保管し、面接の日には適切なクリアファイルや封筒に入れて持参してください。
書類を手渡す際は、履歴書の表面が面接官に見えるようにして手渡します。手渡す際には笑顔で自信を持って行動することが大切です。必要があれば、書類の内容について簡潔に説明することも効果的です。
書類を渡した後は、受け取った相手の反応を見ながら、適切に対応し礼儀正しく振る舞いましょう。以上の方法で面接官に対して良い第一印象を与え、自己PRの機会を最大限に活用できます。
履歴書のよくある質問
履歴書を作成する際に、多くの人が持つ疑問について解説します。履歴書の適切な知識は、相手に良い印象を与え、自分の経歴を効果的にアピールするために非常に重要です。
履歴書に関するよくある質問は、以下のとおりです。
- 履歴書に写真は必須か？
- 手書きとパソコン作成、どちらが好ましい？
- 職歴に空白期間がある場合、どのように記載すべきか？
履歴書の基本的な書き方や提出マナーだけでは、適切な判断ができない場合もあります。上記のような疑問への回答を把握しておくことで、履歴書がより効果的な書類になります。
履歴書に写真は必須？
履歴書への顔写真の添付は必須です。履歴書の写真は応募者の第一印象を形成し、面接官が応募者を覚えやすくするためにも重要な役割を持ちます。
欧米や日本以外の国では差別を防ぐため、写真を履歴書に付けないこともあります。日系企業ではなく外資系の企業に応募する際は、写真が必要かどうかを事前に確認しましょう。オンラインでの応募の場合は、特に企業からの指示に従うのが重要です。
履歴書に写真を添付する場合は、スーツにネクタイをして正式な服装で撮影してください。撮影時期は6か月以内が望ましいです。メガネなど光を反射するものの着用も極力避けましょう。採用試験での印象を良くするために、添付する写真は慎重に選んでください。
» 履歴書の写真の服装選びのポイントを解説！
手書きとパソコン作成どちらがいい？
履歴書を手書きで書くかパソコンで書くかは、求められる印象や業界の慣習、個人の状況によって異なります。手書きの履歴書と、パソコンで作った履歴書の特徴やメリットは以下のとおりです。
手書きの履歴書
一生懸命に書いた感じが伝わり、独特の温かみが感じられるため、人としての魅力をアピールするのに有効です。業界によっては、手書きで書いた履歴書を好むところもあります。
パソコンで作った履歴書
整ったフォーマットで一貫性があり、多くの情報を綺麗に整理して見せることが可能です。間違いを簡単に修正でき、同じ履歴書を複数回印刷できます。PDFでの送付も簡単にでき、複数社に送る場合に便利です。
履歴書の書き方をどちらにするかは、応募先への事前確認で決めるのが望ましいです。それぞれの方法にはメリットとデメリットが存在するため、目的に合わせて最適な方法を選びましょう。
職歴の空白期間はどのように記載すればいい？
職歴の空白期間に関して記載する際は、空白期間に何をしていたかを正直かつ前向きに述べることが重要です。空白の理由が育児や介護、病気、学び直しなどの場合、理由を明確に記載することが求められます。
家族の介護をしていた期間には、コミュニケーション能力や協調性など、職務に役立つスキルを獲得したことを強調してください。資格取得やボランティア活動、フリーランスの仕事をしていた場合、具体的な活動内容と培ったスキルや経験を詳細に記載します。
以上のように、空白期間中にどのように自己成長を図ったかを積極的にアピールしましょう。採用担当者にポジティブな印象を与えられます。
まとめ
採用試験において、適切な履歴書の作成と提出マナーを守ることは非常に重要です。今回は履歴書の書き方や提出方法について、以下のポイントを解説しました。
- 履歴書の基本フォーマットを理解して正確に記入する
- 履歴書の各項目は適切に、意欲が伝わるように記載する
- 郵送、メール、手渡しの各提出方法に応じたマナーを守る
上記だけではなく、顔写真の必要性、手書きとパソコン作成の違い、職歴の空白期間などの知識も重要です。履歴書は、面接前にあなたのことを知ってもらうための重要な書類です。履歴書を通じて自分を適切にアピールし、希望の職場に入社できるよう、今回の内容を実践してください。
» 転職活動のスムーズな進め方